Para ahli komunikasi melihat negosiasi merupakan kegiatan rutin dan terintegrasi dengan kehidupan manusia sebagai makhluk sosial yang terjadi di mana saja.
Dalam kegiatan kehumasan aktivitas negosiasi menjadi suatu kompetensi yang harus dipahami secara baik oleh praktisi Humas. Kemampuan berkomunikasi menjadi keahlian yang sangat diperlukan untuk bernegosiasi.
Misalnya, ketika Humas berupaya mendapatkan dukungan dari stakeholders atau negosiasi dalam rangka menjelaskan kebijakan-kebijakan organisasi kepada karyawan maupun pihak ketiga perusahaan.
Herb Cohen, ahli negosiasi Amerika, menyatakan, negosiasi merupakan upaya penggunaan informasi dan kekuatan untuk mempengaruhi sikap dalam suatu “jaringan ketegangan”.
Ada yang menyamakan negosiasi dengan strategi resolusi konflik namun negosiasi hanyalah salah satu aspek dalam rangka resolusi konflik.
Ketika terjadi konflik atau perbedaan pendapat, biasanya pihak yang terlibat akan memilih salah satu dari lima langkah dalam menyelesaikan masalah.
Pertama, competition strategy. Strategi ini muncul ketika salah satu pihak hanya memfokuskan pada kepentingan pribadi. Kedua, collaboration strategy. Langkah ini mengatasi masalah dengan mengklarifikasi perbedaan-perbedaan daripada mengakomodasi berbagai pendapat.
Ketiga, avoidance strategy. Strategi ini digunakan orang-orang yang cenderung memandang konflik sebagai suatu yang tidak produktif. Mereka berpendapat menghindari komunikasi atau berinteraksi merupakan langkah yang paling aman.
Keempat, accomodation strategy. Dalam strategi ini salah satu pihak yang terlibat konflik berupaya mencari perdamaian dengan oponen. Orang yang menggunakan gaya ini biasanya cenderung bersikap kurang tegas.
Kelima, compromise strategy. Orang yang menggunakan gaya ini berasumsi, setiap orang yang terlibat dalam suatu pertentangan mampu menerima kekalahan. Dan pada saat bersamaan berupaya menemukan suatu posisi yang dijalankan.
Baca: Cara Mengenal Pelanggan
Maurice Duverger pakar komunikasi Perancis, menempatkan strategi negosiasi ini sebagai bagian dari compromise strategy.
Seorang Humas sebelum terlibat dalam negosiasi ia harus memahami secara baik kompetensi apa yang dipersyaratkan agar berhasil. Setidaknya ada beberapa aspek yang perlu dicermati, terutama menyangkut persiapan, pelaksanaan, dan proses evaluasi.
Pada tahap awal, perlu dipersiapkan secara seksama apa yang menjadi tujuan negosiasi, informasi apa yang diperlukan, berikut pengetahuan tentang pihak lawan yang ikut dalam proses negosiasi.
Pada tahap pelaksanaan, bagaimana mengajukan argumen atau pendapat, termasuk mengulur waktu bila ingin menunda keputusan.
Tahap akhir, setelah berlangsung negosiasi, bagaimana mendokumentasikan dan mengkomunikasikan hal-hal yang dibahas.
Herbert Cohen menawarkan suatu resep keberhasilan negosiasi yang disebut sebagai tiga variabel kunci, yakni informasi, kekuatan dan waktu. Sejauhmana kita menguasai informasi mengenai masalah yang dibahas berikut informasi menyangkut pihak lainnya.
Apakah kita memiliki kekuatan dan kemampuan dalam berargumen atau menyodorkan data dan fakta terbaru. Kemudian apakah kita memiliki kemampuan mengatur waktu, kapan harus memutuskan dan kapan menunda mengambil keputusan.