Terdengar suara empuk dan ramah diujung telepon sana jika Anda menghubungi nomor telepon sebuah kantor. Dia adalah seorang resepsionis yang umumnya berada di depan kantor dan bertugas menerima telepon, tamu, atau surat menyurat.
Resepsionis jangan dinilai dari penampilan fisiknya saja. Jika Anda menilai begitu. Ini yang membuat peran mereka rendah. Padahal, tugas mereka sangat penting dan mulia, terutama membangun citra perusahaan.
Apa alasannya? Resepsionis menjadi kesan pertama sebuah perusahaan dari awal kontak dengan individu atau institusi di luar perusahaan, yang bisa membawa pengaruh besar terhadap keberlangsungan bisnis perusahaan.
Jika Anda menghubungi sebuah perusahaan yang memiliki resepsionis, maka perusahaan tersebut sudah tepat memiliki karyawan yang bertugas sebagai resepsionis. Ini menandakan perusahaan tersebut memberi sentuhan bisnis secara humanis, ketimbang mesin penerima telepon.
Keberadaan resepsionis dari kaca mata Public Relations, sejalan dengan konsep Building Corporate Reputation. Oleh karena itu, perusahaan Anda yang memiliki resepsionis, keterampilan mereka harus terus dilatih dan dibina dalam membangun citra perusahaan.
Kemampuan yang harus mereka tingkatkan adalah keterampilan teknis, keterampilan komunikasi, dan keterampilan pribadi. Berikut penjelasannya:
Keterampilan Teknis
Seorang resepsionis harus memiliki kemampuan menggunakan alat pendukung yang ada di meja kerjanya, seperti komputer, telepon, atau alat tulis kantor. Mereka juga harus mengetahui denah perusahaan dan struktur organisasi sehingga tepat meneruskan telepon kepada karyawan yang dituju. Dia harus paham menanggani tamu dengan sopan dan ramah, termasuk mengurus penggunaan ruang rapat untuk menerima tamu.
Keterampilan Berkomunikasi
Kemampuan komunikasi yang ramah dan sopan adalah wajib. Mereka juga harus dapat berbicara secara lugas, efektif, dan efisien. Sehingga tamu tidak kecewa meskipun keinginannya tidak terpenuhi. Dengan kemampuan komunikasi tadi para tamu dapat memahami dan maklum atas penjelasan yang baik.
Keterampilan Pribadi
Penampilan resepsionis yang bersih, rapih, dan sopan memberikan kesan pertama bagi tamu yang datang. Sebagai karyawan tentu dapat bekerja sama dengan atasannya, rekan kerja maupun divisi lain demi kelancaran pekerjaannya. Selain itu, mereka dituntut mempelajari pengetahuan umum karena menerima tamu dan telepon dari berbagai budaya dan suku bahkan negara yang berbeda.